Att jobba i projekt på distans

Några som verkligen vet hur det är att jobba i utvecklingsteam med projektmedlemmar på distans är våra konsulter. Vi passade på att fråga några av dem vad deras tips är för att få ett bra resultat som möjligt.

Vad är viktigt i rollen som konsult när man jobbar i projekt på distans?

Jag tycker projekten flyter på bäst när man har en öppen kommunikation och hellre berättar för mycket än för lite för sina kollegor, projektledare och kund, eftersom det är svårt att bara kunna gå till varandra och se vad man jobbar med, samt hur det går, säger Patrik Sjöö, som jobbar som systemutvecklare hos oss. 

Ja, man ska inte vara rädd för att höra av sig till kollegorna när det är något. Finns ju en uppsjö av verktyg att använda. Onlinechattar funkar bra om det är småsaker eller bilder och screenshots som skall skickas fram och tillbaks. Där kan man hålla upp en dialog medan man jobbar så att alla håller koll. Sen kan man skicka viktigare grejer med mail så att de går att hitta i efterhand. Ibland skadar det inte att ringa i telefon eller videosamtal heller, säger Peter Andersson, en av våra industridesigners. 

Bestämda tider för möten och att hellre hålla det kort men ofta. Det är också bra att skapa en projekt-site där all viktig info kring projektet presenteras och görs lättåtkomlig för både projektmedlemmar och kunden, lägger Gert Hanner till – även han industridesigner.

Hur säkerställer man sammanhållningen i teamet?

Även om det är roligt att träffas fysiskt i projekten vare sig man möter kunden eller övriga projektmedlemmar så fungerar det fantastiskt bra att köra mycket över nätet. Jag kommer ihåg första gången i ett projekt för många år sedan där vi var runt 8-10 personer involverade och jobbade samtidigt i ett och samma dokument. Vilken aktivitet det var. Man kunde direkt se och kommentera vad någon annan skrev och lägga till sin information parallellt med andra och på så sätt bygga upp hela projektdokumentet. Det gick otroligt snabbt tack vare det, berättar Gert.

Det är viktigt med bra kommunikation sinsemellan. Ge beröm lite här och var så att alla känner att de bidrar, säger Carlos Rojas som är mekanikkonstruktör

Samma här. Håll upp kommunikationen. Om alla sitter ensamma hemma kan man boka in fika via videosamtal! fyller Peter i.

Hur genomför man effektiva möten på distans?

A och O är att ha en tydlig agenda till mötet så man har ett hum om vad som väntar, samt kan förbereda sig vid behov. Hellre fler korta möten, än färre längre möten. Precis som ”vanliga” fysiska möten kan man ansluta till mötet några minuter innan utsatt tid för att kunna sköta allt privat icke-jobbrelaterat snack för att direkt kunna börja jobba under mötestiden, säger Carlos.

Om någon tappar spåret får man säga till den på ett vänligt sätt. Ha inte för många möten heller och bjud inte in fler än nödvändigt, fyller Henrik Norberg i. Henrik är också en av våra mekanikkonstruktörer.

Hur säkerställer man kontroll avseende data och dokumentation?

Även här är alla eniga. Det som behövs är filserver med versionshantering. Jobbar någon i en fil ska ingen annan kunna ändra i den om det inte är tänkt att göras. Då kan men också enkelt se hur det går för resten av teamet.

Hur upprätthåller man ett gott samarbete kunden?

Involvera kunden i stegen man tar och håll dem uppdaterade så mycket det går. De kan även vara med på våra dagliga möten om de vill det, säger Patrik.

Man måste visa att man är lyhörd och behjälplig när det behövs. Håll tider, deadlines och leveranser. Flagga i tid, säger Carlos.

Sen är det bra att besöka kunden med jämna mellanrum, avslutar Henrik.