Eller egentligen: ”Att etablera standardiserade arbetsprocesser, rutiner och verktyg som passar för utveckling av både kaffeburkar och månraketer…” Det är vad som behövs inom ett konsultbolag likt Avalon Innovation för att vi ska kunna driva och exekvera projekt som i slutänden blir lyckade både för kunden och för oss inom Avalon. Självklart behövs en massa andra saker också uppfyllas, men rubriken sätter fingret på en mycket viktig ingrediens.

Vårt mål med våra projektleveranser är att kunden alltid ska känna att de, dels har fått vad de förväntade sig, men även att de fått det där lilla extra som gör att de känner -”Wow…de där va bra!”.

Hur lyckas vi då med det? Jo, en avgörande sak (som vi ser det) är att göra allt vi kan för att försäkra oss om att både kundens och våra förväntningar, genom hela projektet, är samstämmiga. Om man lyckas med det, så blir det oftast ett väldigt lyckat projekt.
Något som inte är alltid är helt lätt, vi alla uttrycker oss och tolkar varandra på olika sätt.

Ni har säkert upplevt möten där alla närvarande är till synes helt överens, och sen efteråt när alla lämnat så visar det sig att man har helt olika bilder av vad man kommit överens om. Ofta beror det på att väldigt lite av det som man talade om har dokumenterats.

Det är lite bökigt, omständigt och tidskrävande att dokumentera information, men det händer något när beslut, överenskommelser, regler, processer, förväntningar och diskussioner visualiseras i skrift. Man kan förhålla sig till det. Det blir verkligt. Man kan reagera på det.

Project Management Office

Som en del av vårt uppdrag inom Project Management Office på Avalon har vi som uppgift att se till att våra medarbetare ges så bra förutsättningar som möjligt att snabbt och effektivt möta, uppfylla och säkerställa kundens förväntningar. En grundförutsättning för att det ska ske är att båda parter är säkra på att man faktisk har förstått varandra. Detta gäller för allt vi gör i våra projektleveranser. Från start till mål.

Hur gör vi då detta? Jo, vårt bidrag till detta är bl.a att arbeta fram och etablera standardiserade processer, mallar, rutiner och verktyg så långt som det är möjligt och lämpligt. Om grundarbetet redan är gjort så blir det enklare att varje gång göra det där lilla extra som krävs för att verkligen säkerställa en leverans av hög kvalitet.

 

Man kan lite slarvigt uttrycka det som att vi är vallan på skidan, fettet på kullaget eller silikonsprayet på din gummipackning. Det glider liksom lite lättare framåt när vi får hjälpa till.

Och det är här jag kommer in på kaffeburkar och månraketer… Avalon har mycket medvetet valt att inte lägga alla ägg i en och samma korg, dvs vi har inte valt att specialisera oss mot en specifik bransch eller produktkategori. Vi har kunder som arbetar med alltifrån ja, precis… kaffeburkar till månraketer… typ!

Och då tänker du kanske, -”Kan man verkligen arbeta fram exakta superdetaljerade processer, och minutiöst automatiserade templates och specialanpassade verktyg för så vitt skilda branscher och företag?”

Svar, nej…. men eftersom produktutveckling i grunden bygger på samma huvudprocess oberoende av vad bolaget utvecklar, så kan vårt team absolut hitta den där fina tunna gränsen där vi genom vårt standardiseringsarbete etablerar en bas och en generisk grund som hjälper oss i alla fall 70% på vägen oavsett projekt. Vi kallar vår process för Avalon Innovation Model™, och den är ett resultat av många års arbete med projektledning och avancerad produktutveckling.

Och det är här den riktigt stora utmaningen ligger. Överarbetar vi våra processer, så blir resultatet superbra för en mycket liten del av våra projekt och helt oanvändbara för större delen av våra andra projekt. Om vi däremot förenklar våra processer för mycket blir underlagen allt för generiska för majoriteten av våra projekt vilket leder till att de inte underlättar arbetet alls.

Men hur gör vi då? Jo, vi gör alltid en bedömning av syftet, behoven och nyttan och försöker identifiera den optimala medelvägen genom att testa det vi utvecklar för olika typer av discipliner och scenarion. Ibland blir det fel, men då lär vi oss, vi justerar och vi gör bättre. Sen använder vi oss av våra erfarenheter. I vår PMO grupp så har vi tillsammans en mycket lång erfarenhet av produktutveckling och har arbetat med långt över 500 olika kunder, företag, branscher och produktkategorier och därmed sett nästan lika många olika varianter av produktutvecklingsprocesser och projektledningsmodeller.

Som man brukar säga, det är först när man kan någonting väldigt bra som man förstår hur lite man kan.

Om författaren:

Jesper Sjögren, Project Operations Manager på Avalon Innovation